The Piercing Room is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

The Piercing Room
Hoofdstraat 152
2181 EH Hillegom
Nederland

E-mail: thepiercingroom.hillegom@gmail.com
WhatsApp: 06 17 49 25 76
KvK: 98411829

Welke gegevens we verwerken hangt af van de manier waarop je gebruikmaakt van The Piercing Room.

We kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam
• adres, postcode en woonplaats
• geboortedatum
• e-mailadres en telefoonnummer
• gegevens die nodig zijn om leeftijd en toestemming te controleren
• afspraak en behandelingsgegevens
• gegevens over het geplaatste piercingsieraad of de uitgevoerde Tooth Gem behandeling
• bestel, reserverings en transactiegegevens
• informatie over betaalmethode en betaalstatus
• accountgegevens wanneer je een webshopaccount gebruikt
• communicatie die je met ons voert, bijvoorbeeld via e-mail of WhatsApp
• foto's wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven
• technische gegevens over je apparaat, browser en gebruik van onze website
• cookievoorkeuren
• beoordelingen, feedback en andere informatie die je vrijwillig aan ons verstrekt

Bij online betalingen ontvangen wij in beginsel niet je volledige bank of betaalkaartgegevens. De daadwerkelijke betaling wordt verwerkt door de betreffende betaalprovider.

Voor piercing en Tooth Gem behandelingen maken we gebruik van papieren toestemmingsformulieren.

Op deze formulieren leggen we gegevens vast die nodig zijn om de behandeling uit te voeren, de gegeven toestemming vast te leggen en te beoordelen of de behandeling verantwoord kan worden uitgevoerd.

Daarbij kunnen ook gegevens over je gezondheid worden verwerkt.

Bij piercingbehandelingen kan het bijvoorbeeld gaan om informatie over allergieën, medicatie, hemofilie, diabetes, immuunstoornissen, huidaandoeningen en andere omstandigheden die relevant kunnen zijn voor de behandeling.

Bij Tooth Gem behandelingen kan het bijvoorbeeld gaan om informatie over gevoelige tanden, tandvleesproblemen, recente tandartsbehandelingen, beschadigd glazuur, mondgezondheid, orthodontische apparatuur en andere omstandigheden die relevant kunnen zijn voor de behandeling.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en worden daarom extra zorgvuldig behandeld.

We gebruiken deze informatie uitsluitend voor het doel waarvoor deze is verstrekt, waaronder het beoordelen en veilig uitvoeren van de behandeling, het vastleggen van de gegeven toestemming en het kunnen reconstrueren van relevante informatie bij latere vragen, klachten of geschillen.

Waar de verwerking van gezondheidsgegevens gebaseerd is op jouw uitdrukkelijke toestemming, kun je deze toestemming intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht en er kunnen situaties bestaan waarin bepaalde gegevens op een andere geldige grondslag nog moeten of mogen worden bewaard.

Voor behandelingen van minderjarigen verwerken we, wanneer dit voor de betreffende behandeling nodig is, aanvullende gegevens van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger.

Dit kan onder andere gaan om:

• naam
• adres, postcode en woonplaats
• geboortedatum
• documentnummer van het legitimatiebewijs
• verklaring van toestemming
• datum en handtekening

Deze gegevens gebruiken we om vast te leggen dat de benodigde toestemming voor de behandeling is gegeven en om te kunnen aantonen wie deze toestemming heeft gegeven.

Wanneer legitimatie voor een behandeling vereist is, kunnen we gegevens van het getoonde legitimatiebewijs vastleggen die nodig zijn om de identiteit, leeftijd en/of bevoegdheid van een wettelijke vertegenwoordiger te controleren.

We maken niet standaard een kopie van het legitimatiebewijs.

Tijdens een behandeling kunnen we foto's maken wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Op het toestemmingsformulier kun je afzonderlijk aangeven of:

• wij foto's van de behandeling mogen maken
• wij deze foto's mogen gebruiken op social media en voor promotionele doeleinden

Toestemming voor het maken van een foto betekent dus niet automatisch dat je ook toestemming geeft voor publicatie.

Wanneer de verwerking op jouw toestemming is gebaseerd, kun je deze toestemming weer intrekken. Neem daarvoor contact met ons op via e-mail of WhatsApp.

We ontvangen persoonsgegevens:

• rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via een afspraak, behandeling, toestemmingsformulier, bestelling, reservering of bericht
• van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger wanneer diens toestemming nodig is
• automatisch wanneer je onze website gebruikt, bijvoorbeeld via cookies en vergelijkbare technologieën
• van dienstverleners die nodig zijn voor onze webshop, betalingen en andere dienstverlening

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige reden en, waar vereist, een geldige wettelijke grondslag voor bestaat.

Afhankelijk van de verwerking kan dit bijvoorbeeld zijn:

• het uitvoeren van een overeenkomst
• het voldoen aan een wettelijke verplichting
• jouw toestemming
• ons gerechtvaardigd belang of dat van een derde, voor zover jouw privacybelangen en rechten niet zwaarder wegen

Voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, gelden aanvullende wettelijke voorwaarden.

We kunnen persoonsgegevens onder andere gebruiken voor:

• het plannen en uitvoeren van afspraken en behandelingen
• het beoordelen of een behandeling verantwoord kan worden uitgevoerd
• het vastleggen van toestemming voor een behandeling
• het vastleggen van relevante informatie over een uitgevoerde behandeling
• het verwerken van bestellingen en reserveringen
• het klaarleggen van bestellingen voor afhalen in onze studio
• het koppelen van een bestelling aan een bestaande afspraak
• het verwerken en controleren van betalingen
• communicatie en klantenservice
• het beantwoorden en behandelen van vragen en klachten
• het beveiligen en technisch laten functioneren van onze website
• het voldoen aan administratieve en wettelijke verplichtingen
• marketing en publicatie van beeldmateriaal wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij we bepaalde gegevens op grond van de wet langer moeten bewaren.

Voor verschillende soorten persoonsgegevens kunnen daarom verschillende bewaartermijnen gelden.

Deze termijn gebruiken we om de gegeven toestemming en relevante informatie over de uitgevoerde behandeling gedurende een redelijke periode te kunnen reconstrueren, bijvoorbeeld wanneer later vragen, klachten of geschillen ontstaan.

Wanneer de bewaartermijn is verstreken en er geen geldige reden bestaat om de gegevens langer te bewaren, worden de formulieren op een veilige manier vernietigd.

Voor financiële en administratieve gegevens kunnen wettelijke bewaartermijnen gelden die afwijken van bovenstaande termijn.

Voor andere persoonsgegevens bepalen we de bewaartermijn aan de hand van het doel waarvoor de gegevens zijn verwerkt en eventuele toepasselijke wettelijke verplichtingen.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging en openbaarmaking.

Toegang tot deze formulieren is beperkt tot personen voor wie dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

Omdat de formulieren gezondheidsgegevens kunnen bevatten, behandelen we deze informatie met extra zorg.

Ook digitale persoonsgegevens worden waar mogelijk beschermd door passende beveiligingsmaatregelen.

Geen enkele vorm van opslag of elektronische gegevensoverdracht is volledig zonder risico. Absolute veiligheid kunnen we daarom niet garanderen.

Wanneer je je hebt aangemeld voor marketingcommunicatie, gebruiken we je gegevens daarvoor alleen wanneer daar een geldige grondslag voor bestaat.

Je kunt je op ieder moment weer afmelden via de afmeldmogelijkheid in het betreffende bericht.

Afmelden voor marketing heeft geen invloed op noodzakelijke communicatie over bijvoorbeeld een afspraak, behandeling, reservering of bestelling.

Onze webshop wordt gehost via Shopify.

Shopify verwerkt bepaalde persoonsgegevens om de webshop technisch mogelijk te maken, te beveiligen en de door ons gebruikte Shopify diensten te leveren.

Shopify kan daarbij afhankelijk van de verwerking optreden als verwerker of zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer je online betaalt, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door de betaalprovider die nodig is om de betaling uit te voeren.

Bij betalingen die via Mollie worden verwerkt, kan Mollie persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren, controleren en beveiligen van de betaling.

Wanneer je kiest voor een betaalmethode van Klarna, kan Klarna persoonsgegevens verwerken voor het aanbieden en uitvoeren van de gekozen betaaldienst. Afhankelijk van de gekozen betaalmethode kan Klarna daarnaast eigen controles uitvoeren.

Voor verwerkingen waarvoor Mollie of Klarna zelfstandig verantwoordelijk is, geldt het privacybeleid van de betreffende betaalprovider.

Voor onze dienstverlening kunnen we persoonsgegevens delen met partijen die ons ondersteunen.

Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Shopify
• Mollie
• Klarna
• dienstverleners voor websitebeheer, beveiliging en technische ondersteuning
• analytics en marketingdienstverleners wanneer deze worden gebruikt en daarvoor een geldige grondslag bestaat
• overheidsinstanties of andere partijen wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken

We verkopen jouw persoonsgegevens niet.

Omdat webshopbestellingen uitsluitend in onze studio worden afgehaald, delen we voor deze bestellingen geen persoonsgegevens met een pakketbezorger voor verzending.

Onze website kan gebruikmaken van functionele, analytische en marketingcookies en vergelijkbare technologieën.

Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken.

Voor cookies waarvoor toestemming vereist is, vragen we deze toestemming vooraf.

Je kunt je cookievoorkeuren via de beschikbare cookie-instellingen beheren en, wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd, je toestemming weer intrekken.

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of opslaan.

Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, gebeurt dit met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving en, waar nodig, passende waarborgen voor de bescherming van persoonsgegevens.

Onze website kan links bevatten naar websites of diensten van derden.

Wanneer je een externe website of dienst gebruikt, is het privacybeleid van die betreffende partij van toepassing.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor de wijze waarop externe partijen zelfstandig persoonsgegevens verwerken.

Je kunt ons vragen welke persoonsgegevens we van je verwerken en, wanneer je daar recht op hebt, een kopie van deze gegevens ontvangen.

Zijn persoonsgegevens die we van je hebben onjuist of onvolledig? Dan kun je ons vragen deze te corrigeren of aan te vullen.

In bepaalde situaties kun je vragen je persoonsgegevens te verwijderen of het gebruik daarvan te beperken.

Deze rechten zijn niet absoluut. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat we bepaalde gegevens nog moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting of een andere geldige reden.

In bepaalde situaties kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens.

Of we de verwerking vervolgens moeten stoppen, hangt onder andere af van de grondslag waarop de verwerking is gebaseerd en de reden van je bezwaar.

Wanneer we persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming, kun je deze toestemming weer intrekken.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op toestemming voor:

• bepaalde gezondheidsgegevens
• het maken van foto's
• het publiceren van foto's op social media of voor promotionele doeleinden
• marketing
• bepaalde cookies

Het intrekken van toestemming verandert niet dat de verwerking die vóór het intrekken plaatsvond rechtmatig kon zijn.

Heb je eerder toestemming gegeven om foto's op onze social media of voor promotionele doeleinden te gebruiken en trek je deze toestemming in? Neem dan contact met ons op.

Wanneer de publicatie op jouw toestemming is gebaseerd, zullen we het betreffende beeldmateriaal voor toekomstig gebruik niet meer gebruiken en waar van toepassing actie ondernemen ten aanzien van door ons gepubliceerde content.

Wil je gebruikmaken van een van je privacyrechten? Neem dan contact met ons op via:

thepiercingroom.hillegom@gmail.com

Om je persoonsgegevens te beschermen, kunnen we je vragen je identiteit voldoende te bevestigen voordat we een verzoek uitvoeren.

Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan gerust eerst contact met ons op zodat we naar een oplossing kunnen kijken.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse privacytoezichthouder.

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer bijvoorbeeld onze dienstverlening, website, gegevensverwerking of toepasselijke regelgeving verandert.

De meest actuele versie wordt op deze pagina gepubliceerd.

De datum bovenaan de pagina geeft aan wanneer het privacybeleid voor het laatst is bijgewerkt.